在当前的招聘实践中，不少用人单位会在员工入职环节要求提供无犯罪记录证明，这已成为许多求职者和企业人力资源部门普遍关心的问题。一方面，企业希望通过此举确保用工安全，降低潜在风险，特别是对于一些特殊岗位；另一方面，员工则担心自己的隐私权是否受到侵犯，以及这样的要求是否具有充分的法律依据。那么，企业要求入职员工提供无犯罪记录证明，究竟是否合法合规？法律对此又是如何界定的呢？相信很多朋友都遇到过类似困惑，今天我们就结合相关法律规定和实践经验，深入探讨一下这个话题。
无犯罪记录证明：法律怎么说？
首先，我们需要明确法律意义上的犯罪记录是什么。根据相关规定，犯罪记录指的是我国国家专门机关对犯罪人员情况的客观记载。核心在于，必须是经过人民法院生效裁判文书确认有罪的记录。如果仅仅是涉嫌犯罪，但法院尚未作出生效判决、裁定，或者检察院作出了不起诉决定，亦或是办案单位撤销了案件、撤回起诉、终止侦查等情况，都应当被视为无犯罪记录。这一点非常重要，避免了将尚未定罪的人员错误地标记为有犯罪记录。
为了规范犯罪记录查询工作，公安部制定了《公安机关办理犯罪记录查询工作规定》（以下简称《查询规定》），并已于2021年12月31日起施行。这部规定为个人和单位如何查询犯罪记录提供了明确指引。
谁有权查询？个人与单位的权限界限
根据《查询规定》第四条，查询主体主要分为个人和单位两类，其权限有着清晰的界定：
个人查询：个人有权查询本人的犯罪记录。这体现了公民对自己信息的知情权。同时，个人也可以委托他人代为查询，但受托人必须具有完全民事行为能力。这意味着，如果企业需要了解员工的犯罪记录情况，一种常见且合规的方式是要求员工自行查询后提供。
单位查询：单位并非可以随意查询其员工或拟录用人员的犯罪记录。法律对此设置了严格的门槛。《查询规定》第四条第二款明确指出：单位可以查询本单位在职人员或者拟招录人员的犯罪记录，但应当符合法律、行政法规关于从业禁止的规定。这是理解企业查询权限的关键。也就是说，只有当拟查询人员将要从事的岗位，是法律或行政法规明确规定了有特定犯罪记录的人员不得从事的（即从业禁止岗位），用人单位才有权直接向公安机关申请查询。对于不属于法定从业禁止范围的岗位，用人单位无权直接发起查询。
这样的制度设计，旨在平衡用人单位的管理需要、特定行业的安全要求与劳动者的平等就业权、隐私权之间的关系。它承认了某些岗位的特殊性，比如涉及公共安全、金融安全、未成年人保护等，需要对从业人员的背景有更严格的要求，但同时也防止了查询权的滥用，避免了对普通劳动者造成不必要的就业障碍或歧视。
哪些岗位属于从业禁止范围？
既然单位直接查询的权限与从业禁止规定紧密相关，那么哪些岗位属于这个范围呢？从业禁止并非一个笼统的概念，而是散见于不同的法律法规之中，针对特定犯罪记录限制从事特定职业。综合相关法律规定，以下是一些典型的从业禁止情形（请注意，此列表旨在举例说明，具体以现行有效的法律法规为准）：
（一）针对所有犯罪记录的终身从业限制
某些岗位对从业者的要求极为严格，任何刑事处罚记录都可能构成终身禁入的门槛。例如：
- 公务员：《公务员法》明确规定，曾因犯罪受过刑事处罚的，不得录用为公务员。
- 法官、检察官：《法官法》、《检察官法》均规定，曾因犯罪受过刑事处罚的，不得担任法官或检察官。
- 人民法院书记员、人民银行行员、新闻记者、校车驾驶员等：相关管理规定中也有类似的要求，禁止有犯罪记录者从事。
- 保安押运人员、配备公务用枪的守护押运人员：相关条例要求无犯罪记录。
（二）针对所有犯罪记录的限期从业限制
部分职业允许有犯罪记录者在刑罚执行完毕一定年限后进入。例如：
- 执业医师、乡村医生：《执业医师法》、《乡村医生从业管理条例》规定，因受刑事处罚，自刑罚执行完毕之日起至申请注册之日止不满二年的，不予注册。
- 注册会计师：《注册会计师法》规定，因受刑事处罚，自刑罚执行完毕之日起至申请注册之日止不满五年的，不予注册。
- 证券业从业人员：《证券业从业人员资格管理办法》要求申请执业证书的人员最近三年未受过刑事处罚。
（三）针对特定犯罪（刑罚）的终身从业限制
某些职业仅对特定类型的犯罪或刑罚施加终身禁入。例如：
- 律师、公证员、司法鉴定人：《律师法》、《公证法》、《司法鉴定人登记管理办法》等规定，因故意犯罪或职务过失犯罪（律师排除过失犯罪）受过刑事处罚的，不得从事相关职业。
- 会计：《会计法》规定，因提供虚假财务报告、做假账、贪污、挪用公款等与会计职务有关的违法行为被追究刑事责任的，不得取得或重新取得会计从业资格。
- 公司董监高：《公司法》规定，因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或破坏社会主义市场经济秩序罪被判处刑罚，执行期满未逾五年的，不得担任。
- 学校教职工：《中小学幼儿园安全管理办法》规定，不得聘用因故意犯罪受到刑事处罚的人担任教职工。
- 网络预约出租汽车驾驶员：《网络预约出租汽车经营服务管理暂行办法》规定，无交通肇事犯罪、危险驾驶犯罪、吸毒、酒后驾驶、暴力犯罪记录。
- 涉及未成年人教育、看护的岗位：近年来法律对与未成年人密切接触行业的从业人员要求趋严，有性侵、虐待、暴力伤害等犯罪记录的人员通常被禁止进入。
（四）针对特定犯罪（刑罚）的限期从业限制
除了终身禁止，还有对特定犯罪规定了从业的限制期限。例如《刑法》中的职业禁止规定，法院可以判决禁止犯罪分子在一定期限内（三至五年）从事与犯罪行为相关的特定职业。
需要强调的是，以上列举并非穷尽所有情况。企业在判断某一岗位是否属于从业禁止范围时，必须依据具体的、现行有效的法律、行政法规或部门规章。如果岗位不在此列，企业就不能以从业禁止为由直接向公安机关查询员工的犯罪记录。
非从业禁止岗位，企业如何操作？
对于不属于法定从业禁止范围的岗位，企业如果仍希望了解应聘者的背景情况，该怎么办呢？
如前所述，最合规的方式是要求应聘者或员工自行前往公安机关查询并提供《无犯罪记录证明》。这在实践中是比较常见的做法。但这又引出了另一个问题：员工是否有义务必须提供？
这就涉及到《刑法》第一百条规定的前科报告制度。该条规定：依法受过刑事处罚的人，在入伍、就业的时候，应当如实向有关单位报告自己曾受过刑事处罚，不得隐瞒。但同时，该条也规定了例外情况：犯罪的时候不满十八周岁被判处五年有期徒刑以下刑罚的人，免除前款规定的报告义务。此外，《刑事诉讼法》第二百八十六条规定了未成年人犯罪记录封存制度，被封存的犯罪记录，不得向任何单位和个人提供（司法机关办案或国家另有规定除外）。
如实告知的争议与实践
关于《刑法》第一百条的如实报告，实践中存在一些理解上的争议。比如，如实报告是否等同于主动报告？如果单位不问，员工是否需要主动说明？
结合《劳动合同法》第八条的规定来看，该条规定：用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。这里的关键在于与劳动合同直接相关。也就是说，用人单位的知情权并非漫无边际，而是限定在与工作岗位、职责、所需资格等有直接关联的基本情况上。那么，对于非从业禁止岗位，员工的犯罪记录是否必然属于与劳动合同直接相关的情况呢？
对此，并没有统一的答案，通常需要结合具体岗位性质来判断。例如，对于涉及公司核心商业秘密、需要高度诚信的财务岗位、或者对公共安全有潜在影响的岗位，即使不属于法定从业禁止范围，企业主张了解应聘者是否有过盗窃、诈骗、挪用资金等犯罪记录，可能被认为具有一定的合理性，即与岗位要求直接相关。但对于一些普通的技术或操作岗位，过往的轻微刑事处罚（如过失犯罪）可能与岗位职责并无直接关联，此时强制要求提供或以此为由拒绝录用，则可能涉嫌就业歧视。
那么，如果企业要求员工提供无犯罪记录证明（针对非从业禁止岗位），员工是否有权拒绝？从法律精神看，如果该信息与岗位确实无直接关联，员工拒绝提供，企业以此为由拒绝录用或进行处分，可能面临法律风险。但如果企业能够证明该信息对于评估员工是否胜任岗位、是否满足岗位固有的诚信要求等具有直接且重大的关联性，那么员工拒绝提供可能会被视为未能满足录用条件或未能如实说明相关情况。
入职时隐瞒犯罪记录的法律后果
如果员工确实存在犯罪记录，并且该记录属于依法应当报告（例如《刑法》第一百条规定的情形）或属于用人单位在招聘时明确询问且与岗位直接相关的基本情况，员工故意隐瞒，会有什么后果？
根据《劳动合同法》第二十六条第一款规定，以欺诈手段，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的，劳动合同无效或者部分无效。如果员工的隐瞒行为构成了欺诈，并且该信息对于用人单位决定是否录用具有实质性影响（即如果知道真相就不会录用），那么用人单位可以主张劳动合同无效，并据此解除劳动关系，且通常无需支付经济补偿。
然而，实践中认定是否构成欺诈并非易事。关键在于：
- 用人单位在招聘时是否明确、合理地询问了相关犯罪记录情况？
- 员工是否作出了虚假陈述或刻意隐瞒？
- 被隐瞒的犯罪记录是否确实对履行劳动合同、胜任岗位职责构成了实质性障碍或违反了法定的从业禁止规定？
如果在招聘时，用人单位并未询问相关问题，或者询问的问题过于宽泛、与岗位关联性不强，那么即使员工入职后被发现有犯罪记录（非从业禁止类），企业以此为由解除合同的法律风险会比较大。因此，对于用人单位而言，规范招聘流程、明确告知义务、合理设置询问内容非常重要。
企业的合规操作与风险防范
基于以上分析，用人单位在处理入职员工无犯罪记录证明问题时，应注意以下几点，以确保障合规性并降低法律风险：
（一）规范招聘与背景调查流程
- 区分岗位性质：首先要判断招聘岗位是否属于法律法规明确规定的从业禁止范围。
- 依法查询（针对从业禁止岗位）：如果岗位属于从业禁止范围，企业可以依法向公安机关申请查询。查询时需按《查询规定》第六条准备齐全材料，包括单位介绍信、经办人身份证明、盖章的查询申请表（需列明查询所依据的具体法律条款）、以及证明查询对象系单位在职或拟录用人员的材料。查询申请应向单位住所地的公安派出所（或出入境管理部门，如对象是外国人）提出。
- 要求员工提供（针对非从业禁止岗位）：如果岗位不属于从业禁止范围，但企业基于岗位特殊性（如高诚信要求）认为有必要了解，应要求员工自行查询并提供《无犯罪记录证明》。建议在招聘简章或面试环节就明确告知此项要求，并说明其与岗位要求的关联性。避免在入职后突然提出，引发不必要的争议。
- 避免一刀切：切忌制定所有岗位一律要求提供无犯罪记录证明的政策。这种做法很可能因缺乏合理性、涉嫌就业歧视而被认定为违法。背景调查应具有针对性，与岗位要求紧密结合。
- 设计合理的应聘登记表：可以在应聘登记表中设置相关栏目，询问是否有过刑事处罚记录，特别是与岗位职责相关的犯罪类型。问题设计要具体、合法、具有关联性。
- 书面记录与告知：所有与背景调查相关的要求、沟通、承诺等，最好都以书面形式记录下来，例如在录用通知书中明确将提供无犯罪记录证明并通过审核作为录用条件之一。
（二）审慎处理查询结果与信息保密
- 严格保密：无论通过何种途径获取的员工犯罪记录信息，都属于个人敏感信息。根据《查询规定》第十六条，单位及其工作人员必须对获悉的犯罪信息严格保密，不得散布或用于查询目的之外的其他用途。违反保密义务可能承担法律责任。
- 尊重未成年人记录封存：对于符合《刑事诉讼法》规定的未成年人犯罪记录封存条件的情况，即使查询到相关记录，根据《查询规定》第十条，公安机关出具给个人的也应是《无犯罪记录证明》，告知单位的《查询告知函》也应载明无犯罪记录（除非法律另有规定）。用人单位应严格遵守此规定，不得歧视相关人员。
- 基于合法、合理原则做决策：在获得相关信息后，决定是否录用或是否解除劳动合同，必须基于合法依据（如违反从业禁止规定、构成欺诈、无法胜任工作等）和岗位实际需求，避免仅因存在犯罪记录就一概拒绝，特别是对于那些与岗位职责关联不大的轻微或过往久远的记录。
总而言之，企业要求入职员工提供无犯罪记录证明并非绝对禁止，但也绝非可以随意为之。关键在于把握好法律的边界，区分不同岗位的要求，采取合规的操作方式。对于直接向公安机关查询，必须严格限定在法律法规规定的从业禁止岗位范围内；对于要求员工自行提供，则需考量该信息与岗位职责的直接关联性，并充分尊重员工的合法权益。
对企业而言，建立一套清晰、合规、且与岗位需求相匹配的背景调查政策至关重要。这不仅有助于筛选合适的员工，更能有效规避潜在的法律风险，如就业歧视诉讼、违法解除劳动合同赔偿等。对求职者而言，了解自己的权利和义务，知晓哪些情况下需要如实报告，哪些情况下可以拒绝不合理的要求，同样有助于维护自身权益。
在处理这类涉及个人敏感信息的问题时，建议用人单位和劳动者都秉持审慎、合法的态度。如有疑问，特别是遇到复杂情况时，及时咨询专业的法律人士，获取针对性的指导，无疑是明智的选择。
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